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高校后勤信息化管理建设现状与对策

[作者:中北大学后勤服务集团 发布时间:2014-07-11 点击数:]

1高校后勤信息化管理建设的重要意义与必要性

1.1信息化建设是适应高校后勤社会化 提高高校后勤管理与服务水平的要求

高校后勤担负着为教学、科研服务,为师生生活服务;管理育人,服务育人,环境育人的重任。高校后勤为满足教学、科研、师生生活需要,使后勤管理向科学、高效方向发展,需要进一步提高管理水平,从而达到后勤服务的高效率、高效益、高档次。而信息技术为后勤管理与服务水平的提高提供了强大的技术支持, 使后勤管理与服务上水平成为可能。

通过信息化建设,把信息化和后勤内部管理体制改革相结合,促进了管理理念、管理队伍素质和管理机构的转变。管理机构更加扁平化,各项管理活动更加规范、协调,促进了后勤服务质量和效益的提高,进一步综合集成各种相互联系的管理与服务职能, 积极促进管理与服务的科学化、人性化。在传统后勤管理的基础上构建一个数字虚拟空间, 以拓宽现实后勤管理服务的时间与空间,提升传统后勤管理的效率,扩展传统后勤管理的功能,从而实现后勤管理办公无纸化、传输网络化、资源共享化、活动数字化、决策科学化,达到提高后勤管理与服务水平的目的 。

1.2高校后勤信息化是互联网 信息技术的发展要求

随着计算机技术网络技术的发展, 英特网将全世界数千万台计算机连接在一起, 网络已经遍及全国城乡,成为人们生活中的重要组成部分。高等教育信息化是教育信息化的重要组成部分, 网络已经将校园的办公室、教室、图书馆、实验室、宿舍、食堂连接在一起了。随着英特网的普及,高性能、低价格的现代信息化在教育系统的广泛应用,后勤系统作为高等教育的子系统也必然关注、重视其信息化建设,以适应整个社会信息化建设的迅速发展。

2高校后勤信息化管理建设现状分析

2.1目前国内高校后勤信息化管理建设的表现形式

目前,我国高校后勤信息化建设水平不同表现形式各异且说明发展极不均衡。如有些高校后勤集团只是在管理中引进 WORDEXCEL 等计算机技术, 以满足岗位核算等需求;有一些高校后勤发展到一卡通阶段,由最初用与食堂售饭的IC,逐步延伸到水、电计费、门禁刷卡等领域,但还没有涉及到后勤其他相关业务和综合管理;也有一些高校后勤信息化程度较高,达到了信息化平台管理阶段,也被称作“数字后勤”,它不仅把前几个阶段包含的所有消费层面、成本层面、核算层面进行数据整合;同时还能够把后勤集团下属的十多个单位业务流程进行综合处理和分析, 形成统一的后勤管理数据信息平台。为此,加快高校后勤信息化建设任重而道远。

2.2目前高校后勤信息化建设进程中面临的问题

2.2.1思想意识落后,支持力度有限

首先是对信息化认识的片面性。 如今人们基本已经具备信息化观念, 但对于高校后勤信息化还存在不同的认识。 有些人认为应用各种管理软件实现自动化管理服务就是实现信息化了, 其实这些认识都有其片面性。 高校后勤信息化的实质要求是“充分整合和广泛利用学校内外信息资源, 提高管理与服务水平”,而“采用先进的计算机、通信、互联网等信息化技术和产品”是手段,利用信息技术手段带来的信息化变革将涉及高校后勤管理、服务的各个层次和方面。 因此,要用发展的、动态的观点看待高校后勤信息化,并随着技术的发展和管理理念的更新以及后勤工作实际情况的变化而更新观念,推动信息化建设。

其次是对后勤地位认识的偏差性。高校后勤社会化改革目的是为了把高校后勤的服务经营人员和相应的资源从学校行政管理体系中分离出来, 并按照现代企业制度,组建自主经营、独立核算、自负盈亏的学校后勤服务实体。但是,目前有些高校仍然保持对后勤集团的决策权,人员的任用与提拔由学校任命、委派;另有一些高校的后勤集团仍然是学校的一个行政部门。基于这样的情况,有些人会认为信息化建设是学校的事情。而当高校后勤进行信息化建设提高相应服务收费时, 会有一些人认为后勤集团变成了唯利是图的商人,剥削学生的血汗钱 。

2.2.2后勤人员的素质偏低

目前, 我国高校的后勤队伍中存在着干部不熟悉企业管理,而工人整体文化素质普遍偏低,技术、业务素质不高,年龄结构老化的问题。这样的管理者和劳动者显然难以跟上信息化发展的步伐, 在这样的人力资源环境中,信息化必然发展缓慢。

2.2.3缺乏专业技术人才

由于长期以来形成的习惯, 高校后勤管理中存在人为因素比重大、随意性强等特点;而信息化必须建立在管理标准明确、业务流程规范的基础上,否则信息化就会因遇到强大阻力而走弯路, 造成项目进程无限拖延,甚至导致完全失败的结果。高校后勤中普遍缺乏技术专业人才, 往往会外购或外包相关的管理软件, 在系统建立前没有充分进行需求调研和项目分析就仓促决定, 系统建立过程中没有应用单位人员参与, 系统建立后又没有采取必要的验收和培训措施,很容易导致无法使用的结果。

2.2.4内外信息互联互通性差

高校后勤实体是由不同组织形式、具有不同功能的管理部门和职能部门组合而成的;其服务对象主要是高校全体师生,为其教学、科研以及生活各个方面提供服务。传统的高校后勤管理,决策权高度集中,采用的是“金字塔”型科层体制下序列化的协调方式。这使得下属组织结构分散作业, 往往导致决策与执行分离,依赖于“物理接近”的工作方式和扁平化的管理,以致员工在工作中“只见树木不见森林”,管理者各自为政,且为各自的利益而非工作需要进行无谓的竞争和内耗。因而,也束缚了员工的主动性和创造性,无法对师生的需要作出及时准确的反应, 其结果自然降低了组织的竞争力。由于传统管理模式的缺陷,造成了高校后勤管理部门之间信息阻隔、信息封锁和信息垄断的现象,突出表现为信息互联互通中存在着局部信息孤岛, 使信息共享无法有效实现。

3高校后勤信息化建设之对策

3.1树立先进的管理理念和建立完善的管理制度

首先,管理层应更新后勤集团的管理理念,学习现代企业管理理论, 提高管理者自身的素质和适应现代化管理能力。其次,应建立并完善与社会发展相适应的管理制度,尤其是和信息化建设相配套的管理制度。一方面要制定职工的计算机水平培训计划与使用制度,另一方面要完善硬件设备和网络系统的沟通与建设。建立信息共享平台,以信息化、网络化为突破口,提高办事效率, 改进工作作风和提高办事透明度以适应高校发展要求。只有这样,才能为后勤文化的形成和后勤事业的可持续发展创造良好的人文技术环境。

3.2 加强人力资源建设 提高职工的信息应用水平

目前, 我国高校后勤队伍的现状显然难以跟上信息化发展的步伐,在这样的人力资源环境中,信息化必然发展缓慢。因此,高校必须选聘有信息化意识又善于利用信息化技术的管理人才补充到后勤队伍中来;同时积极培养创新意识强、科技基础扎实和技术精湛的优秀劳动者队伍,形成出色的生产、服务和管理团队,为推进信息化提供人才保证。 1)建立和完善职工计算机培训和进修制度。 可以充分利用校内师资或本部门内的专业技术人员对其进行计算机基础知识和基本技能的培训,鼓励阅读信息技术方面的书籍,多进行上机操作。最初可以指导学习最基本的操作系统、文字数据处理、多媒体及网络的初步运用等,再过渡到专门的管理软件的学习与使用。 2)运用行政手段和激励机制,刺激管理人员参与学习。 3)积极引进人才,实现年轻化和专业化。

3.3规范业务管理, 建立信息共享制度

高校后勤信息化、标准化建设包括两方面的内容:即服务控制的电子化和管理控制的数字化。其首要任务就是做好大系统的整体规划, 完成以高校后勤的管理和服务体系为中心的信息网络系统,形成制度统一、数据标准、信息全面、结构合理的管理和服务体系。另外,必须保证信息流畅通于不同的后勤业务部门, 才能发挥信息系统的优势,避免重复劳动,实现信息共享。同时,要因地制宜,根据不同阶段的情况、需求选择重点问题推进局部信息化建设。可以将后勤综合信息化工程分阶段实施,成熟一个,解决一个,在不同阶段解决不同的信息化建设任务,逐步推进信息化建设工程。

4结束语

高校后勤管理信息化建设是一项长期复杂的系统工程,应该充分认识到信息化对高校后勤管理日益重要的作用;也应该充分重视信息源数据库的组织与开发,以及用现代信息技术对传统后勤管理改造升级。高校后勤信息化将推动后勤社会化改革, 而随着高校后勤社会化改革的不断推进, 构建适合高校后勤管理服务模式的信息系统将是未来高校后勤管理发展的必然趋势。

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